湘档发〔2011〕16号

 

各市（州）、县（市、区）档案局，省直及中央驻湘单位：

根据《中央礼品管理办法（试行）》、《湖南省省级领导公务礼品管理办法（试行）》等文件的有关精神，我局组织制定了《湖南省公务礼品档案管理规范（试行）》，现印发给你们，请认真组织学习，抓好贯彻落实。本规范自2011年11月1日起实行。各有关单位请按照《湖南省公务礼品档案管理规范（试行）》要求，对已经形成的公务礼品进行清理登记，移交同级国家综合档案馆。

附件：湖南省公务礼品档案管理规范（试行）

                              

 

湖南省档案局       

二0一一年九月三十日

 

 

 

 

 

 

湖南省公务礼品档案管理规范（试行）

 

1．主题及适用范围

   本规范规定了公务礼品档案的定义及收集、保管、利用的管理方法。本规范适用于本行政区域内的机关，人民团体、企事业单位、社会组织可参照执行。

2．引用规范性文件

GB/T3792.5—85档案著录规则

GB/T13968-92档案交接文据格式

DA/T15—95磁性载体档案管理与保护规范

GB/T 11821—2002 照片档案管理规范

湖南省省级领导公务礼品管理办法（试行）

3．术语

3.1公务礼品

党政机关、人民团体、企事业单位和单位领导同志在公务活动中接受的具有职务性的礼品和纪念品。

3.2 公务礼品档案

能对公务活动起到印证作用，具有政治性、纪念性、艺术性，有保存价值，经过系统整理的公务礼品实物及其附件、文字说明材料，如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、雕塑、徽章、古董、字画、邮票、音像制品、领导同志签字题词等。

公务礼品档案具有直观性和多样性的特点，包含极大的社会价值，与文书档案共同形成了社会公务活动的记录链，发挥着其他档案不可替代的凭证、情报和参考作用，是国家档案资源的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富。

4．职责

各单位应重视对公务礼品档案的管理，加强领导，将公务礼品档案纳入本单位档案体系，统一管理。礼品的受赠部门或个人对受赠的公务礼品具有暂管的义务，并应配合做好公务礼品档案的归档工作，不能据为己有。各单位必须明确本单位公务礼品管理部门，可指定单位档案部门作为本单位公务礼品管理部门，对外交往、交流较多的，如各级党委办公厅（室）、人大办公厅（室）、政府办公厅（室）、政协办公厅（室），外事办等单位，也可指定一个所属其他相关单位具体负责公务礼品的管理。公务礼品管理部门应做好本单位公务礼品的收集、归档、保管和移交工作，未被指定为本单位公务礼品档案保管部门的档案室也应加强业务指导和服务，配合做好移交工作。国家档案行政管理部门应对本行政区域内公务礼品档案的管理进行监督指导。各级国家综合档案馆是公务礼品档案的永久保存基地，必须积极主动做好公务礼品档案的接收、管理和利用工作。

5．归档和不归档的范围

5.1 归档范围

5.1.1 外国领导人或者国家机构、国际组织、以及著名外国友人来本地区或本单位参观访问赠送的礼品、纪念品或签字品；

5.1.2 国际组织在本地区或本单位召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品；

5.1.3 有关国家机关、党委或政府、团体组织在本地区或本单位召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品；

5.1.4 本单位组团出国（境）参观访问接受的集体礼品或纪念品；

5.1.5 本单位在国内公务活动中接受的集体礼品或纪念品；

5.1.6 本单位举行重大活动、召开重要会议接受外地外机关赠送的礼品或纪念品；

5.1.7其他应当列为公务礼品档案的礼品或纪念品。

5.2 不归档范围

5.2.1专业用品、设备器材以及具有科研价值的礼品；

5.2.2 食品类、动植物类等不宜长期保管的礼品。

6．归档工作要求

6.1各单位公务礼品管理部门必须明确公务礼品档案的负责人，负责本单位公务礼品的收集、归档及移交工作。

6.2归档时间

应归档的公务礼品应在公务活动结束后，由受赠人或承办人立即向本单位公务礼品管理部门归档。由于特殊原因，确需在有关部门暂时保管的，也应先办理归档手续后，再办理借用手续。

6.3归档时双方应办理交接签字手续，认真填写《公务礼品归档信息表》（附件1），做到一物一表，此表应在两联中间加盖公务礼品管理部门骑缝章。《公务礼品归档回执》由移交单位或个人作为移交凭证保管。《公务礼品归档信息表》由公务礼品管理部门在该公务礼品向国家综合档案馆移交后，向单位档案管理部门归档。此表的整理以年度为单位，按流水号顺序排列。

6.4归档的公务礼品应保持整洁、无破损，任何部门、个人不得占为己有、损坏或转赠。

6.5各单位公务礼品管理部门应对归档的公务礼品进行检查，确保公务礼品符合归档要求，发现问题，应在采取补救措施后再行归档。

7．公务礼品档案的移交

7.1各级国家综合档案馆是公务礼品档案永久保存基地，凡列入同级国家综合档案馆进馆范围的立档单位，所形成的公务礼品档案都应移交同级国家综合档案馆。

7.2公务礼品档案的移交遵循“即时移交，整理后移”的原则，各单位公务礼品管理部门应在公务礼品归档后立即通知同级国家综合档案馆，档案馆在接到通知3个工作日内进行接收。

7.3各级国家综合档案馆应派2人以上赴移交单位接收公务礼品档案。

7.4对于那些由于体积较大等原因不适合接收进馆或者对于移交单位有特殊作用需要暂时在移交单位留存的公务礼品档案，也应先办理移交进馆的手续，再办理借用手续。

7.5移交时，双方应清点后办理严格的交接签字手续，填写《公务礼品档案移交文据》（附件2）。移交文据一式两份，移交单位和接收单位各保存一份，与移交的公务礼品相对应的《公务礼品归档信息表》复印1套作为附件附在移交文据后。

7.6自移交日起两个月内，档案馆须向移交单位反馈《公务礼品档案整理情况反馈表》（附件3）。

7.7经各级国家综合档案馆鉴定，不需移交进馆的公务礼品档案，将于整理情况反馈时，返回给移交单位，返回时应双方到场清点后办理交接签字手续，填写移交文据。返回的公务礼品由各单位自行保管。

7.8在公务礼品档案移交、反馈、返回过程中形成的文据，移交单位都应归档保存。

7.9接收公务礼品档案后，应当日入库，接收人员不得私自存留。入库时参与接收的2人都必须到场，办理入库手续，填写《公务礼品档案入库登记表》（附件4），一式两份，移交人及接收人各保存一份，接收时形成的对应的《公务礼品档案移交文据》作为附件附在入库登记表后。

8．公务礼品档案移交进馆后的整理

8.1 公务礼品档案的保管期限全部定为永久。

8.2公务礼品档案以件为单位进行整理（成套礼品为一件）。根据载体不同分为七大类：纸质类、金属类、木质类、瓷器类、纤维类、玉石类和其他类。

8.2.1纸质类包括书籍、字画、邮品等，编号时数字代码01；

8.2.2金属类包括铜器、铁器、金银器、锡器、金属币等，编号时数字代码02；

8.2.3木质类包括木器、竹器、根雕、植物标本等，编号时数字代码03

8.2.4瓷器类包括陶器、紫砂器、砖瓦、瓷器、玻璃器、泥塑等，编号时数字代码04；

8.2.5纤维类包括丝、毛、棉、麻、草等，编号时数字代码05；

8.2.6玉石类包括玉器、石器、宝石等，编号时数字代码06；

8.2.7其他类包括骨雕、塑料制品等，编号时数字代码07。

8.3公务礼品档案的排列：以分类结合进馆时间排列。

8.4公务礼品档案的编号

馆编档号应按照分类方案及排列顺序编制，由分类号、全宗号、年度、件号组成，中间用横杠连接。年度使用四位，如2011年表示为2011，件号为年度内公务礼品档号进馆顺序编制的自然流水号。格式如下：分类号—全宗号—年度—件号。

8.5公务礼品的标注：每件公务礼品档案均应盖档号章（附件5），将档号章盖在标签上，标签贴于礼品的下方或其他不影响礼品品相的适当位置。

8.6公务礼品档案的编目

档案馆应为公务礼品档案编制目录，目录包括馆编档号、类别、名称、数量、受赠单位、受赠人、赠送者、受赠日期、存放地点、参见号、备注等，格式见附件6。

8.6.1赠送者为单位的，填写单位的规范称呼，为个人的，填写单位及个人姓名；

8.6.2存放地点填写档案存放位置；

8.6.3参见号填写照片档案参见号。

8.7公务礼品档案入库后应拍摄照片，每件照片数量不得少于5张，从正面、侧面、整体、细节、特征等不同角度反映公务礼品档案的全貌。所拍照片作为照片档案管理，与公务礼品档案之间要建立可靠、准确的互见关系。

8.8公务礼品档案的信息登记

档案馆应对公务礼品档案的相关信息进行登记，逐项认真填写《公务礼品档案信息卡》（附件7），一件一卡，并应根据该卡建立公务礼品档案数据库。

9．公务礼品档案在档案馆的保管

9.1公务礼品档案除大型的外，应按件独立存放在专门的柜架中，不得摞放、堆放。

9.2公务礼品档案的管理实行馆长、征收保管部门负责人、专管人员三级责任制。应将公务礼品档案管理纳入相关人员岗位职责，并保持人员相对稳定。

9.3公务礼品档案应设立专门库房，库房的监控等安全保护措施要求应高于一般库房。公务礼品档案根据不同载体分为纸质类礼品档案保管区；金属类礼品档案保管区；木质类礼品档案保管区；瓷器类礼品档案保管区；纤维类礼品档案保管区；玉石类礼品档案保管区；其他类礼品档案保管区七大区进行管理。

9.4公务礼品档案库房实行双人双锁、双进双出制度，钥匙分别由专管人员、征收保管部门负责人保管，专管人员钥匙平时存放在专管人员所在办公室加锁的柜具内，严禁下班随身带走；备用钥匙由征收保管部门负责人保管。所有钥匙都应严加管理，严禁擅自配置或转交他人，一旦丢失，应立即报告换锁。

9.5应根据公务礼品档案的材质提供适合的保管保护条件。特别重要的设立专柜保管，珍贵礼品需密封保存的，要加密封透明装具，极其珍贵的礼品，应进行特殊保管。

9.6馆内其他人员进入公务礼品档案库房须填写《非专管人员进入专管库房登记表》（附件8），经过征收保管部门负责人同意并报分管领导批准，办理登记备案手续后，在专管人员陪同下进入库房。所有进出公务礼品档案库房的人员须穿鞋套。

9.7严禁携带箱包、摄像机、照相机等物品进入公务礼品档案库房，严禁在公务礼品档案库房内使用手机。

9.8每年要对公务礼品档案库房进行一次全面的盘点清查，核对目录与实物及实物存放位置。

9.9每年应向同级公务礼品管理工作协调小组或同级纪检监察机关报告公务礼品档案的管理情况。

9.10 专管人员换岗时，交接双方必须在征收保管部门负责人的监督下，共同清点核查库房内所有公务礼品档案，并填写《公务礼品档案库房专管人员换岗交接表》（附件9），履行交接手续。

10．公务礼品档案的利用

10.1各级国家综合档案馆要充分发挥公务礼品档案的作用，开辟专门的公务礼品档案展室，有效开展利用工作，并应对礼品档案实施数字化处理，提供网上利用。

10.2公务礼品档案库房不得对外开放参观。

10.3公务礼品档案入库后，不得赠送、调拨、交换、出售。

10.4凡移交公务礼品档案的单位在庆祝、纪念、展览或科研等活动中可以利用本单位已移交进馆的公务礼品档案并享有优先使用权。除移交单位、档案馆以外的单位要使用公务礼品档案的照片和文字资料的，须经原移交单位和档案馆领导审批。

10.5利用公务礼品档案原则上只能使用照片或复制件，一般不得外借。如特殊情况确需使用公务礼品档案原件，应写明利用目的，填写《公务礼品档案借用审批表》（附件10），经移交单位及档案馆领导审批后，方能办理借用手续，并填写《公务礼品档案借用登记表》（附件11）。

10.6借展单位必须确保公务礼品档案的安全并按期归还。归还公务礼品档案时，管理人员应对归还的公务礼品档案仔细检查，核查无误后方可签字收回并立即入库。如发现问题应及时报告档案馆领导，进行补救并追究责任。

10.7对违反规定处置公务礼品档案和失职、渎职造成公务礼品档案缺失、毁损的，依纪依法追究责任。

 

 

 

附件1

公务礼品归档信息表

编号：                            （分年度按归档时间填写流水号）

填表说明：

礼品尺寸：不同形状的公务礼品测量部位不同，平面型顺序填写长、宽，圆形填写直径；

立体型顺序填写长、宽（厚度）、高，圆面填写自外沿量起的直径；复杂型体按照陈列状态测量最大长、宽、高。

礼品名称				受赠时间
受赠部门（个人）			受赠人职务
赠礼单位（个人）			赠礼人职务
礼品清单（包括附件）：
礼品尺寸及材质（包括制作工艺及产地）：
赠礼背景：
赠礼事由：
礼品寓意：

 

 

 

公务礼品归档回执

 

编号：            

       

        公务礼品名称 :                                  

 

                                                                     

数    量：

 

移交人签字：

 

      接收人签字：

  

移交时间：

  

      接收单位（盖章）：

 

 

 

附件2

公务礼品档案移交文据

编号：

移交单位名称			接收单位名称
交接性质
公务礼品档案名称		数量（件）				《公务礼品归 档信息表》编号
移出说明
接收意见
移交单位（印章） 单位负责人： 经办人： 移出日期：         年   月    日				接收单位（印章） 单位负责人： 经办人： 接收日期：      年   月    日

说明：本表一式两份，移交单位及接收单位各保存一份

附件3

公务礼品档案整理情况反馈表

移交单位：                           移交时间：               反馈时间：

编  号	馆编档号	类  别	保管期限	礼  品  定  名	礼  品  原  名	数  量	存 放 地 点	备 注

说明：1、“编号”栏填写该礼品移交进馆时对应的《公务礼品归档信息表》编号；

      2、经鉴定不属于进馆范围、应返回移交单位的在“馆编档号”一栏填写“返回移交单位”。

附件4：

公务礼品档案入库登记表

编号：

移交入库人			接收入库人
入库时间		对应《公务礼品档案移交文据》编号
公务礼品档案名称			公务礼品档案数量（件）
入库说明
移交入库人签名：     移出日期：         年   月    日				接收入库人签名：     接收日期：      年   月    日

备注：附件：       张

说明：本表一式两份，移交人及接收人各保存一份

附件5：

归档章样式

礼品名称
馆编档号

     附件6

公务礼品档案目录（档案馆）

馆编档号	类别	礼 品 名 称	数量	受赠单位	受赠人	受赠日期	赠送者	存放地点	参见号	备注

附件7

公务礼品档案信息卡

馆编档号						类别
名   称					原    名
移交单位					受赠时间
受赠部门（个人）					受赠人职务
赠礼单位（个人）					赠礼人职务
照片参见号				存放位置
礼品清单（包括附件）：
礼品尺寸及材质（包括制作工艺及产地）：
赠礼背景：
赠礼事由：
礼品寓意：

说明：

礼品尺寸：不同形状的公务礼品测量部位不同，平面型顺序填写长、宽，圆形填写直径；

立体型顺序填写长、宽（厚度）、高，圆面填写自外沿量起的直径；复杂型体按照陈列状态测量最大长、宽、高。

附件8

非专管人员进入专管库房登记表

申请单位（部门）						申请人
申请进入库房名称					进入库房人数
申请理由：
保管部门负责人意见:
分管领导意见：
进入库房时间				离开库房时间
申请入库人签名：                    年   月   日				库房专管人员签名：     年   月   日

附件9

公务礼品档案库房专管人员换岗交接表

移交人			接交人		监交人
盘点情况： 总数：                                               其中：纸质类礼品档案保管区                     金属类礼品档案保管区                       木质类礼品档案保管区                     瓷器类礼品档案保管区                     纤维类礼品档案保管区                     玉石类礼品档案保管区                     其他类礼品档案保管区
其它需要说明的情况：
移交人签名：           年   月   日		接交人签名：     年   月   日			监交人签名：     年   月   日

附件10

公务礼品档案借用审批表

借用单位				联系人及电话
借用公务礼品档案名称
数量及清单
借用时间	年   月   日 —      年   月   日
借用方式	原件 □   复制件 □  照片及文字资料  □
借 用 目 的
公务礼品档案原移交单位意见
档 案 馆 意 见

附件11

公务礼品档案借用登记表

 

借用单位						联系人及电话
借用公务礼品档案名称
数量及清单
借用时间		年   月   日 —      年   月   日
借用方式		原件 □   复制件 □  照片及文字资料  □
出库时间
出 库 说 明
借用单位（印章） 负责人： 经办人： 借用日期：         年   月    日					借出单位（印章） 负责人： 经办人： 借出日期：      年   月    日
归还时间
归还说明
归还单位（印章） 负责人： 经办人： 归还日期：         年   月    日					回收单位（印章） 负责人： 经办人： 接收日期：      年   月    日

说明：本表一式两份，借用及借出单位各保存一份