湘档发〔2014〕5号

 

省直各单位： 

　　为规范各单位数码照片档案管理，现将《湖南省图片中心数码照片归档整理与移交接收管理办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 

 

湖南省档案局  

2014年12月8日   

 

湖南省图片中心

数码照片归档整理与移交接收管理办法

 

第一章 总 则

　　第一条 为规范数码照片归档整理与移交接收工作，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。 

　　第二条 本办法所称数码照片，是指机关、团体、企事业单位、其他组织和个人在处理公务或参与社会活动中使用数码照相设备或扫描设备获取的静态图片。 

　　第三条 数码照片的获取单位和个人应当保证归档照片真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密照片的归档整理和移交接收应当符合国家有关保密安全的要求。 

　　第四条 照片档案管理遵循属地管理，分级负责，集中保管，交叉备份的原则。湖南省图片中心负责对省属单位及二级机构数码照片管理工作进行监督和指导，集中备份全省照片档案资源。各级档案部门负责本地区各单位及二级机构数码照片管理工作进行监督和指导。档案移交单位和个人应当切实履行数码照片归档整理和移交职责。各级档案馆应当做好数码照片的接收、集中保管和共享服务工作。 

第二章 数码照片归档整理

　　第五条 各单位一般应在一项工作或活动结束后一月内及时做好照片的收集归档工作，档案室应建立照片档案收集与管理制度，主动开展照片收集。 

　　第六条 照片收集范围应根据《湖南省图片中心收集图片范围的规定》（湘档发〔2013〕5号）要求，确保收集齐全完整，客观反映历史。 

　　第七条 数码照片应统一使用湖南省图片中心提供的“照片归档管理软件”进行归档、整理、移交。 

　　第八条 归档数码照片应保证原始性，禁止修改数码照片及相关说明信息。 

　　第九条 数码照片整理工作应遵循基本流程： 

　　（一）分组：按照片所反映事件（内容）进行分组（分类），编组号，录入组题名、时间、地点等信息。相同事件（内容）、相同保管期限的照片应集中存为一组。 

　　（二）导入照片：将数码相机照片或扫描照片导入“照片归档管理软件”进行整理。 

　　（三）整理照片：按时间结合重要程度，对照片进行排序；单张照片填写题名、照片号、拍摄时间、地点、关键词、摄影者、文字说明等；归档保存。 

　　（四）建立照片册：选择永久和长期保存的一组或多组照片组成照片册。 

　　（五）打包移交：对整理好的照片按年度打包，进行移交。 

　　第十条 照片整理环节主要文字信息填写要求： 

　　（一）题名：是指用简短文字概括照片主要内容。60个汉字以内，包括主要人物、时间、地点、事由等要素。 

　　（二）照片号：是指照片档案唯一代号。按“全宗号—保管期限号—年度—组号—件号”规则，由软件系统自动生成。 

　　（三）拍摄时间：是指照片内容发生的时间。按“年月日”由系统自动生成。8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。 

　　（四）地点：是指照片发生的地点。 

　　（五）关键字：是指常用的检索字段。对照片有特殊检索要求的，根据检索项目填写检索关键字。 

　　（六）摄影者：是指照片拍摄人或图片扫描人。 

　　（七）文字说明：是指照片的具体内容和背景信息。字数不限，包括时间、地点、任务、事由等信息。可作为检索项目。 

　　第十一条 照片组册应保持照片之间有机联系，保证统一事件的连续性和整体性。 

　　第十二条 照片整理工作应推行数码照片形成部门归档整理原则。使用软件“导出/导入”进行集中。 

第三章 数码照片档案移交

　　第十三条 保管期限为永久和长期的数码照片档案，应当向湖南省图片中心移交。 

　　第十四条 移交单位一般在每年6月份前整理好上一年度的数码照片，整理好之后，要主动联系湖南省图片中心做好数码照片档案移交工作。 

　　第十五条 移交内容只包括数码形式的照片。 

　　第十六条 移交方式一般采取离线方式进行，有条件的单位可采取在线方式进行移交。 

　　第十七条 移交的基本要求： 

　　（一）数码照片移交一般使用照片归档管理软件打包成基于XML格式的封装包； 

　　（二）使用照片归档管理软件对移交照片进行检测和统计，并打印《移交接收清单》； 

　　（三）移交单位应当将已移交的数码照片档案在本单位至少保存3年。 

　　第十八条 离线移交数码照片档案应当满足下列基本要求： 

　　（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求； 

　　（二）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测； 

　　（三）光盘或其他存储数码照片档案的载体上应当分别标注标签，内容包括全宗号、单位名称、年度、保管期限等信息。 

第四章 数码照片档案接收

　　第十九条 湖南省图片中心应对各单位数码照片档案移交接收工作组织指导。 

　　第二十条 接收过程中，湖南省图片中心应对数码照片整理情况组织抽查，核实《移交接收清单》，并签字。 

　　第二十一条 《移交接收清单》一式两份，双方核对无误后签名，湖南省图片中心和移交单位各保留一份。 

　　第二十二条 湖南省图片中心对所接收数码照片应及时入库，组织新入库照片的登记、运行和测试。 

第五章 附 则

　　第二十三条 本办法适用于省直单位，其他单位和档案馆可参照执行。 

　　第二十四条 本办法由湖南省档案局负责解释。 

　　第二十五条 本办法自发布之日起施行。