一、归档要求

（一）归档文件材料应齐全、完整，能够准确、全面地反映学院及部门的真实情况和主要职能活动，对学院具有查考和凭证价值。

（二）归档文件载体和书写材料均须质地优良、书绘工整、声像清晰、签章完备，符合相应的规范和标准，利于长期保存。

（三）归档文件整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（四）档案整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

二、归档时间

要求每年在6月30日前将上一年的文件材料完成归档； 声像档案一般应该在活动结束后三个月内完成；科研项目档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。特别珍贵的档案可随时归档。

三、归档程序

学院档案馆接收档案材料时，要检查材料质量，并与移交人根据移交清单核对、清点，符合要求并核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名或盖章。凡不符合要求的档案材料，归档部门按要求整改后再移交。