一、机构设置

湖南艺术职业学院设立档案馆，是集中永久保存和提供利用学院档案的专门机构，设立财务、人事、基建、学生档案分室，分别由各自部门负责业务范围内档案的收集、整理、保管和利用工作。档案分室是学院档案馆的分支机构，接受学院档案馆的业务指导。

二、主要职责

（一）档案馆

机构名称 主要职责

档案馆 一、以习近平新时代中国特色社会主义思想为引领，以学院目标管理为载托，紧紧围绕学院教科研中心工作，切实贯彻学院党委“稳定规模，优化结构，强化管理，提升质量，追梦建本”的工作思路，明晰并践履档案馆“存史、资教、育人”工作宗旨，履行好档案馆作为教辅机构的各项服务职能，作为文化机构的育人功能，充分发挥其在学校人才培养、科研创作、社会服务和文化传承创新中的重要作用；

二、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，加强档案管理法规制度和业务知识的宣传学习，提高全院师生员工的档案意识；

三、制定、完善学院档案工作发展规划及规章制度，并负责监督、指导和检查执行，推进学院档案管理工作制度化、规范化、科学化；

四、负责全院专（兼）职档案管理人员队伍建设，对学院各部门专（兼）职档案工作人员进行业务培训和指导，督促、检查和指导校内各单位的档案工作；

五、负责统筹全校各类档案和档案资料的接收（征集）、整理、分类、归档、保管、档案出（入）库登记、排架、统计及档案的鉴定和销毁工作；

六、保守档案机密、确保档案的完整、准确与安全；

七、做好档案的保护和抢救工作，最大限度地延长档案寿命；

八、做好档案的开发和利用工作，开展档案咨询活动，及时编制各类检索工具，开展档案的编研工作；

九、推进档案信息化建设工作，加快档案管理系统上线和馆藏纸质档案数字化工作，完善电子档案管理相关制度，加强档案数据建设，逐步实现档案信息资源共享。多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研及各项管理工作服务；

十、加强档案网站栏目建设、维护及相关内容挂接，做好档案宣传工作；

十一、做好学院档案管理评估和评优评选工作；

十二、积极组织和参加各种档案学术研究活动，鼓励馆员撰写论文、申报课题项目，积极参与全国高校档案工作交流；

十三、做好馆内保洁和用火用电、防潮防霉防虫防火等安全防护工作；

十四、和图书馆、博物馆工作紧密配合，分工不分家，齐心协力做好“三馆中心”重大事项。接受并完成学院交办的其他工作。

（二）档案分室

机构名称 主要职责

财务档案分室 负责财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料收集、鉴定、整理、保管、利用等

基建档案分室 负责学院基建管理和基建项目建设中形成的文件材料的收集、鉴定、整理、保管、利用等

人事档案分室 负责学院教职工履历、考核、政审、党团组织建设、表彰奖励、任免等文件材料的收集、鉴定、理、保管、利用等

学生档案分室 负责学生档案的接收、整理、转递、查阅、保管等