湖南艺术职业学院档案机构人员岗位职责

一、档案馆领导岗位职责

岗位职责

馆长

(三馆中心主任兼) 一、在院党委行政和分管院领导的指导下,主持全馆工作,践履湖南艺术职业学院档案馆“存史、资教、育人”工作宗旨,主持档案馆全面工作和学校档案业务工作的归口管理;

二、负责组织档案工作各项方针、政策及法律法规的学习、宣传和贯彻落实;

三、根据学院发展规划,负责全院档案工作规章制度的制定、修订和组织实施,并组织人员对实施情况进行指导、监督和检查;

四、负责档案馆馆内机构设置、调整以及人员和干部的配备考核等工作,人员考核晋级及岗位的聘任工作;负责学校档案工作发展规划、档案馆经费预算、年度工作计划、总结等材料的拟定和落实;

五、负责档案馆日常行政管理和思想政治工作,组织人员完成学校和上级档案主管部门布置的各项任务,随时迎接上级检查;

六、负责学校专兼职档案工作队伍建设、业务培训、学术研究、对外交流、档案工作会议等工作的规划与组织实施;

七、负责档案信息化建设和档案资源建设工作。加强档案馆门户网站栏目建设,积极推进档案信息化建设管理,开发使用好档案数字化系统软件;

八、负责档案馆档案安全保护、涉密档案管理工作的组织实施。;

九、负责签发对外报告、通告及其他公文函件,领导档案馆管理方面的学术交流活动,处理馆际协作关系;      

十、完成上级领导交办的其他各项工作。

副馆长 一、协助馆长完成档案馆全面工作和学校档案业务工作的归口管理,分管档案馆日常业务工作;

二、协助馆长完成学校各类档案材料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研、开发等业务工作的组织与落实;

三、协助馆长完成档案馆经费预算、各类档案业务规章制度的起草、修订和落实,并对各项制度在实施过程中的情况进行及时跟踪和了解;

四、协助馆长完成校内各单位档案业务工作的指导、检查、评估、考核等工作的具体组织与落实;

五、协助馆长做好档案工作政策法规的学习宣传和贯彻落实,协助做好工作计划和总结的制定和落实;

六、协助做好专(兼)职档案工作人员业务培训、学术研究与交流、档案工作会议等工作的具体组织与落实;

七、协助馆长做好档案资源数字化建设工作。加快档案管理系统上线和馆藏纸质档案数字化工作,完善电子档案管理相关制度,加强档案数据建设,加强档案馆门户网站栏目建设、维护、更新,做好相关内容导航链接,逐步实现档案信息资源共享,多途径、多形式地开发档案信息资源;

八、负责档案馆消防、计生工作的具体组织与落实;

九、热爱档案事业,努力学习档案相关业务,充分发挥主观能动性、创造性,为档案事业发展出谋划策;

十、和图书馆、博物馆工作紧密配合,分工不分家,齐心协力做好“三馆中心”重大事项。接受并完成学院交办的其他工作;

十一、完成上级领导交办的其他各项工作。

二、档案馆馆员岗位职责

岗位职责

馆员 一、积极宣传和贯彻国家关于档案管理工作的法律法规;

二、遵守学校各项规章制度,协助起草、修订、完善学院档案相关规章制度,尽职尽责做好学校档案工作;

三、协助完成督促、指导各部门档案的收集、整理、归档、保管及开发利用工作。负责进馆档案的接收、登记、分类、编号,把好进馆档案的质量关;

四、维护档案的完整、系统与安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术;

五、积极开展档案利用服务,热情接待利用者,迅速、准确提供所需档案和资料;

六、努力学习档案管理的先进技术,积极开展档案信息化建设,用好学院档案数字系统。负责档案网站建设、维护及相关内容挂接,做好档案宣传工作;

七、积极做好档案信息资源的开发和利用,深入开展档案编研工作;

八、严守国家秘密,切实维护档案的安全与完整,防止各类事故的发生;

九、对超过保管期限的档案,组织档案鉴定工作,提出存毁意见;

十、熟悉馆藏情况,及时、准确地做好档案的统计工作;

十一、深入各部门,开展对专(兼)职档案员的业务培训和指导工作;

十二、善于总结经验,提高工作效率和质量。积极开展论文撰写、课题申报等理论研究工作。积极提出改进档案工作的意见和建议;

十三、接受并完成学院交办的其他工作。

三、部门档案工作负责人及兼职档案员岗位职责

岗位职责

部门档案工作

负责人 一、行使分管部门档案工作的职责,切实加强领导;

二、按照国家有关法规要求:把档案工作纳入部门工作计划、管理制度。在布置、检查、总结、验收各项工作同时布置、检查、总结、验收档案工作;

三、指导、督促、检查本部门贯彻执行档案工作法规、有关政策和学院档案工作的规章制度;

四、督促本部门有关人员按时按质完成档案收集、整理、立卷、 归档工作;

五、积极支持学院档案信息化建设工作,学习并用好学院档案数字系统,督促本部门工作人员做好本部门电子文档的收集和管理工作;

六、要保证有关人员档案工作的时间,计算工作量;

七、为本部门(单位)的档案工作解决实际困难,提供必要条件。

兼职档案员 一、学习和掌握档案工作基本知识和先进技术;

二、遵循档案工作法规、政策和学院的档案工作制度开展工作;

三、负责检查督促本部门(单位)各门类档案工作有关人员按时做好立卷和移交工作,做好留本部门档案的保管和提供利用;

四、积极支持学院档案信息化建设,学习并用好学院档案数字系统,做好本部门电子文档的收集、管理和移交工作;

五、做好本单位档案工作情况的档案工作记录;

六、加强与学校档案馆的联系,及时向本部门分管档案的负责人汇报工作;

七、本部门档案有关人员工作变动时,要督促其做好档案材料移交工作。