各市（州）档案局，省直各单位档案部门：
根据《中华人民共和国档案法》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局9号令）和《艺术档案管理办法》，现将我局制定的《湖南省知名美术家档案收集管理规定》印发给你们，请认真贯彻执行。
湖南省档案局
2015年3月26日
湖南省知名美术家档案收集管理规定
第一章 总则
第一条 美术艺术是具有中华文明特色的传统艺术，是社会主义文艺事业不可或缺的重要部分，在中华文明发展史上具有极其重要的作用。知名美术家档案是宝贵的文化财富，是国家档案资源的重要组成部分。建立知名美术家档案，能够使美术家为美术艺术所作的贡献得到永久记载，使美术所蕴涵的历史文化积淀和人文精神得到永久传承。
第二条 为加强湖南省知名美术家档案管理工作，充分发挥美术档案在传承湖湘文化和社会生活中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《各级各类档案馆收集档案范围规定》（国家档案局第9号令）、《艺术档案管理办法》、《湖南省档案管理条例》，结合湖南省实际情况，制定本规定。
第三条 本规定所称知名美术家是指在美术创作上有较高造诣，在美术理论研究、美术编辑、美术教育等方面具有卓越成就，对弘扬美术文化有突出贡献并享有较高知名度的人员。
第四条 本规定所称知名美术家档案是指知名美术家在美术创作、美术研究和美术文化交流活动中形成的，真实反映其经历和贡献，具有保存、查考和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
第五条 湖南省知名美术家档案的收集管理工作应按照集中统一的原则，维护档案的完整与安全，方便利用。
第六条 湖南省档案馆负责知名美术家档案的收集和集中管理工作，工作内容主要为：
（一） 制定湖南省知名美术家档案的收集方案；
（二） 负责湖南省知名美术家档案的收集、整理、保管和开发利用；
（三） 开展或参与对湖南省知名美术家作品、生平、贡献等研究工作；
（四） 其它相关工作。
第二章 收集
第七条 收集对象
湖南省档案馆主要收集湘籍或在湖南省工作、生活过的非湘籍知名美术家的档案。纳入湖南省档案馆收集对象的美术家应至少满足下列条件之一：
（一）中国美术家协会会员中有突出成就的；
（二）湖南省美术家协会会员中贡献特别突出的；
（三）艺术院校从事美术教学，有省级以上（含）省级出版社出版的美术理论专著，在学术研究领域有突出成就的知名教授；
（四）从事美术创作40年以上的职业画家、工艺美术家以及形成独特风格流派的美术家；
（五）其他作品具有较高艺术价值，在国内外有较大影响力和较高知名度，为推动美术艺术的传播和发展作出了特别贡献的。
第八条 收集范围
（一）反映美术家不同时期、不同风格，具有代表性和永久保存价值的各类绘画作品；
（二）与作品相关的各种材料：包括作品说明、作品纸质照片、出版的画集、发表的文章等；
（三）与美术家个人有关的各种材料：包括生平简历、传记家谱、流派传承、书信、奖杯、证书、日记、照片（数码和纸质）、录音录像带、个人印章、收藏的书画、实物等；
（四）其它相关的材料。
第九条 收集形式
（一）纳入湖南省档案馆收集对象的知名美术家形成的各类材料原则上一年一交，也可随时移交；
（二）省美术家协会等省直机关、团体组织举办的省级美术比赛、展览中的优秀作品，由主办单位收集后向省档案馆移交；
（三）省直单位收集保管的知名美术家档案按相关规定移交；（四）知名美术家档案所有者向省档案馆捐赠；
（五）其它经双方协商的收集形式。
第十条 收集档案的要求
收集知名美术家档案时，应注重代表性、系统性、完整性。
（一）代表性
重点收集个人风格突出、有较高欣赏价值、能真正体现美术家艺术水平的作品。
（二）系统性
收集能系统反映美术家成长的轨迹、创作风格变化的作品及相关材料。
（三）完整性
收集的各类档案，都应配有详细清晰的文字说明，以确保档案的真实性和完整性。作品类应注明作品名称、作者、尺寸、创作时间、主题及意义、创作背景等。数码照片、磁带、磁盘、光盘和实物等，文字说明应包括：时间、地点、人物、形成者、事由等背景信息，纸质照片应统一采集成数码照片，并逐张标明。
第十一条 移交要求
（一）省档案馆接收知名美术家档案时，应有两人以上同时在场。
（二）档案移交时，双方应逐一清点核实，并办理交接签字手续，分别填写《湖南省知名美术家作品移交文据》（附件1）《湖南省知名美术家档案移交文据》（附件2）。移交文据一式两份，移交人和省档案馆各保存一份。
（三）接收知名美术家档案后，应当日入库，接收人员不得私自存留。入库时参与接收的人都必须到场，办理入库手续，填写《湖南省知名美术家作品入库登记表》（附件3）。
第十二条 移交手续
（一）凡是接收进馆的作品一律在作品上加盖湖南省档案馆的收藏印戳（附件5）
（二）对在省档案馆建档的知名美术家，省档案馆为其颁发《湖南省档案馆收藏证书》。
（三）单位、个人向省档案馆捐赠知名美术家档案，省档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。
第三章 整理
第十三条 知名美术家档案整理原则：遵循档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，便于保管和利用。
第十四条 进馆知名美术家档案整理方法：
（一）省档案馆负责进馆的知名美术家各类文件材料的归档整理工作。
（二）知名美术家档案列入湖南省知名文艺家档案全宗。
（三）知名美术家档案以件为单位,按人物归档整理。
（四）每位美术家建档时应赋予一个唯一的人物编号，对其所有移交的各类档案，使用该人物编号建立美术家个人档案的索引。
（五）分类：分为美术作品类和非美术作品类
非美术作品类分为纸质类、实物类、电子声像类。
纸质类：知名美术家在各类活动中形成的除美术作品外的各类纸质档案，如日记、著作、出版物等。若纸质类档案较多，可根据具体情况在纸质类下再分类。
实物类：工艺品、证件、奖杯、奖状、奖章、锦旗、印章、荣誉证书及纪念品等实物。
电子声像类：数码照片、录音录像带、磁盘及光盘等由磁性材料和感光材料制成的记录材料等。
（六）知名美术家档案保管期限划为永久。
（七）排列：按分类结合进馆时间分别排列。
（九）编号：依照分类方案和排列顺序逐件编号，不同类别的档案分别编号。
（十）编目：应逐件编制目录，目录应包括档号、作者、题名、规格、类别、数量（页数、件）、日期、备注等。
（十一）装盒：按类别将档案材料依件号顺序装入档案盒，每盒所装数量可视具体情况而定，不同载体形式的档案材料不混装。美术作品档案使用湖南知名文艺家档案专用封套。
（十二）作品档案入库整理后应扫描，与作品档案实体之间要建立可靠、准确的互见关系。
第四章 保管
第十五条 知名美术家档案放入湖南省档案馆知名文艺家档案专馆进行科学保管，确保档案实体和信息的安全。
第十六条 湖南知名文艺家档案专馆的管理
（一）省知名美术家档案的管理实行局（馆）长、征收保管部门负责人、专管人员三级责任制。应将知名美术家档案管理纳入相关人员岗位职责，并保持人员相对稳定；
（二）湖南省知名文艺家档案专馆实行双人双锁、双进双出制度，钥匙分别由专管人员、征收保管部门负责管理库房的负责人保管；
（三）严禁携带箱包、摄像机、照相机、手机等物品进入知名文艺家档案专馆；
（四）每年要对知名文艺家档案库房进行一次全面的盘点清查，核对目录与档案及档案存放位置；
（五）专管人员换岗时，交接双方必须在征收保管部门负责人的监督下，共同清点核查库房内所有档案，并填写《湖南知名文艺家档案库房专管人员换岗交接表》（附件4），履行交接手续；
第十七条 美术档案实体的保护
（一）应综合多方面因素，根据不同的作品形态定制专用档案封套。
（二）放置作品的柜架应定制，避免放置不当造成美术作品档案挤压和变形。
（三）每件作品的封套上应贴有标签，注明档号、作者、题名、规格、类别、日期、数量等相关文字信息；
（四）应做好除尘、防虫、防菌、防潮、防火等保护措施和定期检查。
第五章 利用
第十八条 湖南省知名美术家档案移交进馆后由省档案馆永久收藏，不得赠送、调拨、交换、出售。
第十九条 省档案馆在移交者需要利用本人移交的档案时，应提供免费、优先和便利的服务。
第二十条 利用知名美术家档案资料，必须遵守《中华人民共和国著作权法》的有关规定，不得侵害其合法权益。
第二十一条 知名美术家的美术作品等档案原则上只能使用照片或复制件，原件一般不提供利用。使用档案时，须写明利用目的，并填写《湖南知名美术家档案利用审批表》（附件6），经局（馆）领导审批后，方能办理利用手续。
第二十二条 省档案馆应对归档的知名美术家档案进行数字化处理，建立美术家档案数据库，为利用档案提供便利。
第二十三条 省档案馆应积极开展对知名美术家生平、贡献、作品等的学术研究，致力于对美术文化事业的弘扬和传播，适时出版作品集、举办相关展览。
第二十四条 对违反规定处置知名美术家档案和失职、渎职造成知名美术家档案缺失、毁损的，依法依纪追究责任。
第六章 附则
第二十五条 本规定由湖南省档案局负责解释。
第二十六条 本规定自发布之日起施行。
附件1
湖南省知名美术家作品移交文据
移交人名称
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接收单位名称
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湖南省档案馆
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移交性质
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收藏
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档案数量
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序号
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作品名称
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类别
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数量
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规 格
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备 注
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移交人： （签章）
委托经办人：
移交日期： 年 月 日
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接收单位： （印章）
单位负责人：
经办人：
接收日期： 年 月 日
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说明：本表一式两份，移交者及接收单位各保存一份
附件2
湖南省知名美术家档案移交文据
移交人名称
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接收单位名称
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湖南省档案馆
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移交性质
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捐赠
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档案数量
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序号
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档案名称
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数量
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备注
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备 注
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移交人： （签章）
委托经办人：
移交日期： 年 月 日
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接收单位： （印章）
单位负责人：
经办人：
接收日期： 年 月 日
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说明：本表一式两份，移交者及接收单位各保存一份
附件3：
湖南省知名美术家作品入库登记表
移交人
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接收人
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入库时间
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序号
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作品名称
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数量（件）
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备注
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合 计
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移交人签名：
移交日期： 年 月 日
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接收人签名：
接收日期： 年 月 日
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备注：附件： 件
说明：本表一式两份，移交人及接收人各保存一份
