1、档案人员须积极做好档案利用服务工作，热情接待档案利用者，严格执行档案借阅登记制度，确保档案的安全与保密。
2、学院各部门和教职工因工作需要，持身份证、工作证等有效证件可查阅本馆馆藏档案。
(1)凡需利用已开放的档案，如系原归档部门，可到档案馆填写《档案查（借）阅利用登记表》后查阅或直接由本部门档案员登陆档案管理系统在线查阅；非归档部门，可直接到档案馆或由本部门档案员登陆档案管理系统提出查阅申请，经档案馆同意后方能查阅。
(2)凡需利用尚未开放的档案，须经归档部门负责人和档案馆负责人同意，填写《档案查(借)阅审批表》后办理相应的审批手续后方可查阅。
3、校外单位来馆查档须提供其所在单位的介绍信及本人身份证等有效证件。校外个人来馆查档须提供本人身份证、居民户口本等有效证件；委托他人查档的，还须出具书面委托书及委托人的身份证复印件。根据查阅档案内容，经档案馆审核通过后方可查阅；特殊情况由归档部门负责人、档案馆负责人同意或报院领导批准后方可查阅。但不得借出有关档案。
4、档案一般只限于在阅档室查阅。档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案，严禁在档案上划线、打勾、作记号等，严禁删减、涂改、污损、抽拆和增删档案内容。
5、本馆档案原则上不外借。校内有关部门确因工作需要外借时，须填写《档案查(借)阅审批表》，经本部门负责人签字和档案馆负责人同意，必要时报院领导批准后方可借出。借出的档案一般不得超过三天，特殊原因最长不超过十天，要按期归还并对档案的安全、完整和保密负责；确需继续借阅，须办理续借手续。
6、借出档案不得转借他人，如因转借他人发生档案丢失、损坏、泄密情况，由借阅者负全部责任。
7、归还借出档案时，档案馆人员当面检查、清点，查对无误后，办理“已归还”登记手续，并按档号放入相应的档案柜架。如发现外借档案有损坏和丢失现象，应及时上报档案馆负责人和有关院领导，视情节给予批评教育或根据《中华人民共和国档案法》的有关条款给予处理。
8、珍贵档案一般不提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆负责人批准，但一律不外借。
9、档案复印证明材料须由经办人签名，并加盖档案馆公章。
10、凡向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权。
11、本制度由档案馆负责解释，自发布之日起施行。
湖南艺术职业学院档案馆
2020年9月16日
