2019年11月18日下午，学院全面规范和加强档案管理工作启动暨业务培训会在博艺楼915会议室召开。学院党委书记王章华、院长张勇、副院长周文清出席会议，“三馆”中心主任李雪蓉、副主任唐博、各职能部门档案工作负责人及档案员等60余人参加会议。会议由副院长周文清主持。
王章华书记从档案的重要性和下一阶段档案工作安排两个方面作了重要讲话。一是谈了对档案工作重要性的认识，他强调指出：第一，档案是历史记忆的传承，是人类智慧的源泉，具有极高的权威性，储存记忆、承载文明，闪耀智慧、昭示未来，修史著书、立传考古是靠档案支撑的，都离不开档案。第二，档案工作是不忘初心，牢记使命的前提和基础。第三，档案是组织的重要支撑，展现一个单位的历史轨迹和管理水平。全院搬到新校区，各职能部门各归其位，全面规范和加强档案管理正当其时，它标志着学校加强管理、提升质量、追梦建本的开始，也是学校各方面全面加强规范管理的重要组成部分。二是学院下一段档案工作的安排。他要求：第一，要健全组织，落实责任。严格落实湘艺职院〔2019〕12号文件精神，明确成立档案工作领导小组，健全协调档案工作制度体系，明确各部门及档案管理人员的具体职责，遵循三纳入、四同步的档案管理原则。第二，收藏有标准，管用要创新。学院档案馆存什么、放什么、标准如何，尤其人事、财务等部门档案，要严格按照国家和行业法律法规，按照不同的分类，收藏有标准。各职能处室及二级系部也要考虑对各自要存储的档案如何收集、编目、保存。管用有创新，档案的管理、研究、挖掘要创新。第三，档案管理工作岗位上的同志要加强学习，公正清廉。档案人员要公平、正直，不带任何偏见，尊重历史史实，原原本本准确记载和储藏。全院要牢固树立重视档案工作的意识，保证最新发生的事实有案可查，有档案可以支撑。“三馆”中心要加速筹备，尽快挂牌成立，做好顶层设计。
李雪蓉主任用“工作启动暨业务培训”、“规范和加强”、“全面”三个关键词解读了会议主旨，强调了档案管理工作的责任主体、档案载体类型的多样性和档案整理的时空范围；释义了学院档案馆六字宗旨“存史、资教、育人”；从实地调研、网上学习、专题培训、建设规划与校本制度起草与完善等方面汇报了档案前期工作，并对学院4个档案管理校本文件、档案馆及档案分室布局作了简要介绍。
李欣老师对《湖南艺术职业学院档案管理办法（试行）》等4个校本文件作了重点解读。
唐博副主任提出了规范和加强档案管理工作的“四”要求和“三”注意。“四”要求：要加强对档案管理工作的重视；要讲究方式方法，莫有畏难情绪；要把握好档案归档时间节点；要加强档案管理工作中的协同配合。“三”注意：注意按照规范整理好、保管好“自存”档案；注意档案整理的时空范围，2019年以前的档案要逐步回溯；注意对声像档案和人物档案的收集、整理。
张勇院长肯定了“三馆”中心的工作，并对档案馆工作的推进提出了五大任务：一是要强调每年6月份是归档截止期，逾期要进行追责。“三纳入”、“四同步”要体现在人事考核方案之中，体现在目标管理责任之中，档案工作刚性的要求要纳入进去，实施同步考核。二是要明确档案馆对各系部档案工作具有行政监督职能，学院所有部门的档案工作要接受档案馆的监督和指导。目前，档案馆的中心工作是把主馆建设好，人事、学生、财务、基建档案分室按照相应的档案规范管理好，按照能纳入档案馆统一管理的规范管理好，要接受档案馆的监督指导。三是档案馆的建设工作。各系部要根据校本文件实际操作，做好著录，在“做”中发现问题、提出建议；档案馆要请高校档案管理经验专家审核校本制度，完善后上会讨论落地实施；每年年底要出具学院档案工作建设与管理情况报告；四是档案信息化工作。档案管理系统尽快到位，做好实体档案管理，加强档案数字化，要运用现代化信息手段进行档案管理。五是校史馆建设工作。积极为70周年校庆工作做好准备，筹备校史展馆建设工作，对学院的过去、现在和未来负责。
周文清副院长在会议上总结了“三个”重视，表达了“三个”感谢，感谢学院领导重视，感谢各系部支持，感谢对“三馆”中心工作的关心。他要求在本学期末或下学期初开展一次档案工作督促检查、组织一期专题档案人员培训，要求将下周定位档案法规宣传周，运用校园媒体多渠道宣传档案法规知识。
此次会议增进了学校档案工作人员对档案工作的认识，增强了档案意识，提升了档案业务知识，为我院档案工作扎实、有序、规范推进开创了良好局面。
（党委书记王章华讲话）
（院长张勇讲话）
（会议现场）
