2019年12月30日下午，学院档案工作年底督查暨业务培训会在博艺楼915会议室召开。副院长周文清出席会议，“三馆”管理中心主任李雪蓉、副主任雷松丽、各部门档案工作负责人及档案员等50余人参加会议。会议由“三馆”管理中心副主任、档案馆馆长唐博主持。
李主任介绍了此次会议的三个目的：一是协同完成对系部共性目标管理考核任务，客观做好2019年档案工作测评；二是检查与督促档案工作，确保各部门明年六月前严格按要求完成归档任务；三是指导档案工作，进行档案归档操作业务培训。李主任从五个方面布置了期末档案工作：认真研读和熟悉学院档案管理3个校本文件，特别是湖艺职院〔2019〕37号文件，要求各部门吃透自己责任范围内的内容；利用期末相对清闲的时间，着手汇集、整理档案，做好查漏补缺工作；发掘特色档案，尤其是老曲谱、剧本、节目单、照片、音视频、老物件等档案；及时发现和汇报档案管理工作中的问题和困难，请求支持与解决；拟定来年档案工作计划，纳入部门目标责任范畴，积极推动部门档案工作制度化、规范化、信息化。
各部门档案工作负责人就本部门档案人员配备、档案管理校本文件研读、档案设备配置、2019年度档案整理工作部署落实等方面做了扼要介绍。
周院长在会议上充分肯定了各部门的档案工作，指出学院档案管理工作起步较高，学院领导高度重视，档案库房及硬软件也会尽快配备到位；但开展好档案工作需要靠大家一起努力，需要发动更多的老师、离退休同志发掘、提供有价值的档案。他强调，由于部门人员的变动、场地的变化、设施设备的更新等原因，增加了档案工作的困难，要明确到部门，责任到人员，做好学院历史档案的追溯和查补工作。最后，周院长对2020年档案工作进行了部署，一是各部门要进一步明确工作职责，确保档案工作规范、有序开展；二是“三馆”管理中心要有针对性的到各部门进行现场业务指导，确保各类档案整理质量；三是“三馆”管理中心要把近几年档案工作列入目标管理与考核，细分考核项目，任务分解到各部门；四是6月30日前，“三馆”管理中心要邀请优秀的档案专家开展一次讲座，剖析学院“好”与“不好”的档案工作部门与环节。
会议第二阶段，学院档案馆专职档案员李欣老师对各部门专（兼）职档案员进行了纸质档案归档操作业务培训，大家凝神会聚，认真聆听。会议的召开，起到了检查工作、交流经验、提升认知和促进工作的作用。
