1、档案人员须贯彻执行党和国家的各项保密法规和政策，认真贯彻执行安全保密制度，杜绝出现泄密、失密现象，确保档案信息的安全。
2、档案人员认真履行档案接收、查阅、借阅、归还验收、注销登记手续，不得随意简化手续和扩大借阅范围。不能及时归档的材料，必须做好临时保管处理，不得随意摆放。接待档案利用者和归档人员，一律在阅档室或办公室进行。
3、档案人员不得擅自摘抄、复制和传播涉及学校内部事项和涉密的档案内容。
4、凡已划分密级（秘密、机密、绝密）的档案，必须单独存放，专人管理，非相关人员不得接触。未经批准，任何人不得私自将涉密档案带出档案馆。
5、未经批准，借阅、查阅档案的人员不得将档案带出阅档室。借阅人须对借出档案的安全负全部责任，应按时归还档案，不得将档案带入公共场所，不得让无关人员接触，不得拆卷、增删、涂改、损毁、转借和丢失。涉密档案和未开放的档案一律不外借。
6、档案库房是存放档案的重要场所，实行专人管理。未经馆长批准，非库房管理人员严禁入内。库房钥匙必须专人保管，他人不得随便使用。发现钥匙丢失，要及时汇报和处理。
7、档案馆存放数字化档案的服务器不得接入校园网以外的互联网。档案人员的计算机不得存储、处理、发送涉密档案信息。
8、档案人员要切实做好 “八防”工作，库房内严禁吸烟、带入火种或放置易燃易爆等危险物品。
9、对档案的安全定期组织检查并记录。发现问题，及时解决。
10、凡需销毁超过保管期的档案，必须严格按《湖南艺术职业学院档案鉴定销毁制度》，经过鉴定并报院领导批准后办理。
11、对造成档案安全事故和失密、泄密事件的人员，应按《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关规定，视情节轻重依法处理。档案人员在工作中如发现异常情况和失、泄密事件应及时向领导汇报，做出相应的处理。
12、本制度自发布之日起施行。
湖南艺术职业学院档案馆
2020年9月16日
