1、档案库房是学院保管档案的重地，非档案馆工作人员未经许可不得进入。
2、档案要以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排架（从左至右、自上而下），做到排列整齐规范、科学合理，便于查找利用。库房柜架应编顺序号，并标有档案存放标志、示意图。
3、严格按照库房“八防”：防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光要求，配备相应设施设备，做好库房管理，确保档案安全。
4、库房内应配备温湿度控制和调节设备，每天定时进行观察和记录，并根据气候及温湿度变化情况，及时调控库房温湿度。
5、库房内禁止吸烟，严禁明火及使用取暖设施，严禁堆放易燃易爆物品和其它杂物，切实做好防火工作；定期组织专门人员检查消防器材、电器线路，发现问题及时处理，消除安全隐患；安全使用电器设备，下班前切断库房电源，关好门窗，做好安全防范工作。
6、库房内应经常进行清扫，保持整洁干净，定期向档案柜内放置防霉驱虫药剂或通过灭菌消毒设备对库房进行杀菌、消毒，防止灰尘、微生物及有害气体对档案的破坏。
7、库房管理人员要熟悉馆藏，不断提高档案检索的查全率和准确率。库房管理人员更换时，交接双方须当面清点档案数量，严格办理交接签字手续。移交目录一式两份，双方各执一份备查。
8、严格办理档案入库或借出登记手续，档案调阅完毕，必须及时入库，入库时要仔细核对档案柜标识和档案号，避免人为失误。
9、每学期结束前对库藏档案保管情况进行检查，清点档案数量，催回借出的档案，对破损褪变档案要及时修补、复制并数字化处理，确保档案的完整与安全。
10、本制度自发布之日起施行。
湖南艺术职业学院档案馆
2020年9月16日
